Sistem Pembayaran Sekolah - Dokumentasi

🎯 Gambaran Umum Sistem

Sistem ini adalah aplikasi untuk mengelola pembayaran siswa di sekolah. Admin dapat memantau pembayaran, melihat laporan, dan mengelola data siswa berdasarkan periode ajaran.

📊 Alur Kerja Utama

1. Login & Dashboard

• Setelah berhasil login → tampil Dashboard Utama
• Dashboard menampilkan informasi lengkap dan tombol pilihan periode aktif

2. Memilih Periode Aktif

Setelah memilih periode → muncul:

• Statistik lengkap: total siswa aktif, pembayaran hari ini, bulan ini, periode ini
• List pembayaran terbaru: daftar nama siswa dan nominal (transfer/tunai)
• Tombol cepat akses: Input Pembayaran, Laporan Harian, Cek Tunggakan

🗂️ Struktur Database

Tabel: ref_periode (Periode Ajaran)

ID Nama Periode 2023 Periode Juni 2023 - Juli 2024 2024 Periode Juni 2024 - Juli 2025 2025 Periode Juni 2025 - Juli 2026 2026 Periode Juni 2026 - Juli 2027 Tabel: ref_kelas (Referensi Kelas)

ID Nama Kelas 1 Kelas 1 2 Kelas 2 3 Kelas 3 Tabel: ref_biaya_pendidikan (Tarif SPP per Kelas)

ID ID Periode ID Kelas Nominal 1 2025 1 Rp 650.000 2 2025 2 Rp 750.000 3 2025 3 Rp 850.000 Tabel: data_siswa (Data Master Siswa)

Catatan: Tidak ada tombol "Tambah Siswa" - hanya tersedia Import Data

Kolom Keterangan id UUID unik siswa nis Nomor Induk Siswa nama Nama lengkap siswa nama_ortu Nama orang tua/wali nomor_wa Nomor WhatsApp kontak alamat Alamat lengkap tahun_masuk Tahun masuk sekolah Tabel: ref_status_siswa (Status Siswa)

ID Status Nama Status 1 Aktif 2 Non-Aktif 3 Lulus 4 Pindah Tabel: siswa_periode (Status Siswa per Periode)

ID ID Periode ID Data Siswa ID Status Siswa ID Kelas 1 2025 1 1 1 2 2025 2 2 2 3 2025 3 1 2 Tabel: pembayaran_periode (Riwayat Pembayaran)

ID ID Siswa Periode Nominal 1 1 Rp 300.000 2 1 Rp 300.000 3 2 Rp 750.000 🔄 Alur Kerja Aplikasi

Langkah 1: Pilih Periode Aktif

• Admin memilih periode yang akan dikelola dari dropdown
• Sistem menampilkan data sesuai periode terpilih

Langkah 2: Validasi Data Siswa

• Sistem membandingkan tabel_siswa dengan tabel_siswa_periode
• Jika ada siswa yang belum memiliki status di periode aktif → muncul notifikasi
• Tersedia menu setting siswa kolektif untuk mengatur status banyak siswa sekaligus

Langkah 3: Input Pembayaran (Model Wizard)

🔍 Step 1: Pencarian Siswa

• Input nama siswa atau NIS
• Sistem menampilkan hasil pencarian

👤 Step 2: Verifikasi Data

• Tampil identitas lengkap siswa
• Tampil informasi tagihan (berdasarkan kelas dan periode)

💰 Step 3: Input Pembayaran

• Pilihan metode: Transfer atau Tunai
• Input nominal pembayaran

🧾 Step 4: Konfirmasi

• Generate tanda terima pembayaran
• Update status pembayaran siswa

💡 Saran Perbaikan

1. Struktur Tabel yang Disempurnakan

• Tambahkan kolom created_at, updated_at di setiap tabel
• Gunakan UUID untuk semua ID primary key
• Tambahkan kolom deleted_at untuk soft delete

2. Fitur Tambahan yang Direkomendasikan

• Notifikasi WhatsApp otomatis untuk tagihan
• Export laporan dalam format Excel/PDF
• Dashboard grafik untuk visualisasi data
• Backup otomatis data pembayaran
• Role management (Admin, Keuangan, Kepala Sekolah)

3. Validasi Data

• Validasi format NIS (harus unik)
• Validasi nomor WhatsApp (format Indonesia)
• Validasi nominal pembayaran (tidak boleh minus)

4. Kemudahan Import Data

Format File Import (.xlsx/.csv):

NIS | Nama | Nama_Ortu | No_WA | Alamat | Tahun_Masuk
001 | Ahmad | Budi S | 08123456789 | Jl. Merdeka | 2023

Panduan Import:

1. Download template Excel dari sistem
2. Isi data sesuai format
3. Upload file → sistem validasi otomatis
4. Review data → konfirmasi import

5. Peningkatan UX/UI

• Quick search dengan autocomplete
• Bulk operations untuk pembayaran massal
• Print receipt langsung dari sistem
• Mobile responsive untuk akses via smartphone

🚀 Implementasi Teknis

Rekomendasi Tech Stack:

• Backend: Laravel/Node.js dengan UUID
• Database: MySQL/PostgreSQL
• Frontend: Vue.js/React dengan Bootstrap
• Report: mPDF untuk generate receipt
• Notification: WhatsApp API untuk notifikasi

Sistem ini akan memudahkan pengelolaan pembayaran sekolah dengan alur yang terstruktur dan user-friendly!